La domanda arriva sempre nello stesso momento: qualcuno in azienda ha incollato dentro un chatbot il contratto con il fornitore principale, o l’elenco dei clienti, o il bilancio non ancora depositato, e poi si è chiesto — di solito la sera, a cose fatte — dove sia finito quel testo.
La risposta non è unica. Dipende da un dettaglio che quasi nessuno controlla prima di premere invio: con quale account hai fatto quella cosa. Lo stesso identico modello, la stessa identica interfaccia, cambia radicalmente comportamento a seconda che tu stia usando un abbonamento personale o un piano aziendale. Ed è una differenza che non si vede a schermo.
Questo pezzo mette in fila cosa dicono i termini dei quattro fornitori che quasi tutte le aziende italiane usano, e cosa serve davvero per non trovarsi scoperti.
La differenza che cambia tutto: consumer contro business
Nei piani per privati, il default gioca contro di te.
Su ChatGPT, l’impostazione che decide se le tue conversazioni vengano usate per migliorare i modelli si chiama “Improve the model for everyone” e si trova nei Controlli dati. Sugli account personali — gratuito, Plus, Pro — è attiva di default. Se non l’hai mai toccata, e non l’hai mai toccata, ciò che hai scritto è nel bacino di dati che OpenAI può usare per l’addestramento. OpenAI lo dice esplicitamente anche nella sua pagina sulla privacy enterprise: tra le fonti di addestramento dei modelli figurano “dati da versioni di ChatGPT e altri servizi per singoli individui”.
Su Claude, Anthropic ha cambiato le regole ad agosto 2025. Con l’aggiornamento dei termini consumer, i piani Free, Pro e Max sono passati a un modello opt-out: l’uso dei dati per l’addestramento è previsto salvo che l’utente lo disattivi, e per chi lo lascia attivo la conservazione si estende a cinque anni. Chi non ha cambiato nulla ha implicitamente detto di sì.
Nei piani business la logica si ribalta, e su questo i quattro fornitori sono allineati.
OpenAI, sempre nella pagina enterprise: “Per impostazione predefinita, non usiamo i tuoi dati aziendali per addestrare i nostri modelli“, e la formula copre ChatGPT Business, Enterprise, Edu e la piattaforma API (per l’API, dai dati successivi al 1° marzo 2023).
Anthropic, nel suo centro privacy per clienti commerciali: “Per impostazione predefinita, non useremo i tuoi input o output dei nostri prodotti commerciali (per esempio Claude for Work, API Anthropic, Claude Gov) per addestrare i nostri modelli“. Con un’eccezione che vale la pena conoscere: se un utente preme il pulsante pollice su/pollice giù per dare un feedback, l’intera conversazione collegata viene conservata fino a 5 anni e può essere usata per l’addestramento. Anthropic precisa che il feedback viene scollegato dagli identificativi dell’utente e del cliente. Nei piani Team ed Enterprise, un proprietario dell’organizzazione può disattivare del tutto quel pulsante dalle impostazioni.
Microsoft, nella documentazione ufficiale sulla protezione dei dati aziendali in Microsoft 365 Copilot: “I prompt, le risposte e i dati acceduti tramite Microsoft Graph non sono usati per addestrare i modelli di base“. Microsoft agisce come responsabile del trattamento (data processor) ai sensi del suo Data Protection Addendum.
Google, per Gemini dentro Workspace, dichiara che i contenuti dell’organizzazione non sono rivisti da esseri umani né usati per addestrare i modelli Gemini fuori dal dominio del cliente senza permesso (pagina privacy e sicurezza di Workspace).
Conservazione: “non addestro” non vuol dire “non conservo”
È l’equivoco più diffuso e il più costoso. Un fornitore può non usare i tuoi dati per addestrare e conservarli comunque, per ragioni di funzionamento o di contrasto agli abusi.
Sull’API di OpenAI, per esempio, la regola dichiarata è che gli input e gli output possano essere conservati fino a 30 giorni per erogare il servizio e individuare abusi, salvo endpoint e funzioni elencati nella documentazione della piattaforma. Passati i 30 giorni vengono rimossi, a meno di obblighi di legge. Esiste un regime di zero data retention (nessuna conservazione) per endpoint idonei e casi d’uso qualificati, ma bisogna chiederlo: non è il default.
Su ChatGPT Enterprise, Edu e Healthcare la durata la decide l’amministratore dello spazio di lavoro; le conversazioni cancellate spariscono dai sistemi entro 30 giorni salvo obblighi legali. Sugli account gestiti da un’organizzazione, poi, c’è un punto che quasi nessun dipendente ha letto: OpenAI scrive che gli amministratori dello spazio di lavoro possono accedere, conservare, esportare e cancellare i contenuti legati all’account, prompt e file caricati compresi, pur non vedendo per impostazione predefinita le chat private dei singoli membri (OpenAI, accesso ai dati negli account gestiti). La chat aziendale non è, di per sé, uno spazio privato rispetto al datore di lavoro: dipende da come è configurato il workspace.
La domanda giusta da fare a un fornitore, quindi, non è “addestrate sui miei dati” — risponderanno tutti di no e avranno ragione — ma “per quanto tempo li tenete, chi può leggerli, e cosa devo firmare per ridurre quel tempo a zero“.
Dove stanno i server, e il caso Copilot che nessuno ha letto
Sul luogo del trattamento c’è una vicenda del 2026 che merita di essere raccontata per intero, perché è l’esempio perfetto di come una garanzia si possa svuotare senza che nessuno cambi idea in cattiva fede.
Microsoft 365 Copilot è un servizio coperto dall’EU Data Boundary, il confine dei dati europeo: per i clienti UE, Microsoft archivia e tratta i dati dentro l’Unione. È una delle ragioni principali per cui molte aziende italiane hanno scelto Copilot invece di alternative americane.
Nel 2026 Microsoft ha introdotto una funzione chiamata flex routing, documentata sulla propria pagina ufficiale. In sintesi: nei periodi di picco di domanda, l’inferenza del modello linguistico — cioè il momento in cui l’AI genera la risposta al prompt — può avvenire fuori dall’EU Data Boundary, per mantenere il servizio reattivo. Microsoft precisa che i dati restano cifrati in transito e a riposo e che l’archiviazione a riposo continua a stare dentro il confine europeo, con l’eccezione di dati pseudonimizzati limitati.
Il punto che fa la differenza è un altro: il flex routing è attivo per impostazione predefinita per i tenant UE ed EFTA creati dopo il 25 marzo 2026 (per quelli già esistenti Microsoft rimanda alle comunicazioni nel Message Center), e si disattiva a mano dall’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, sotto Copilot → Impostazioni → Flex routing durante i periodi di picco, scegliendo “Do not allow flex routing”. Se nessuno nella tua azienda ha aperto quel menu, la scelta è stata fatta al posto tuo. Quando il flex routing è attivo, aggiunge Microsoft, l’inferenza può avvenire negli Stati Uniti, in Canada o in Australia.
C’è un secondo dettaglio, in un’altra pagina della documentazione Microsoft: i modelli forniti da Anthropic come subfornitore sono attualmente esclusi dall’EU Data Boundary (Anthropic models in Microsoft Online Services). Nei tenant dentro l’EU Data Boundary i modelli Anthropic sono disattivati per impostazione predefinita: se qualcuno li accende, quel confine non vale più per loro.
Non sto dicendo che Microsoft abbia nascosto qualcosa: è tutto scritto, in inglese, sul suo sito. Sto dicendo che tra “è scritto” e “l’azienda lo sa” c’è un abisso, e che l’abisso è esattamente il posto dove nascono le sanzioni.
Cosa serve per essere in regola col GDPR
Tre pezzi. Non sono opzionali e non sono difficili, ma vanno fatti.
Il DPA, cioè l’accordo sul trattamento dei dati. Se il fornitore tratta dati personali per tuo conto, è un responsabile del trattamento e serve un contratto ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Tutti e quattro i fornitori lo offrono: OpenAI lo firma per ChatGPT Business, Enterprise e API tramite un modulo dedicato, e lo dichiara nella sua pagina enterprise; Microsoft copre Copilot con il Products and Services Data Protection Addendum; Anthropic rimanda al proprio Trust Center; Google lo include nei termini di Workspace. Senza DPA firmato, ogni prompt che contiene un dato personale è un trattamento senza base contrattuale. È anche l’adempimento più facile da chiudere di tutti: è un modulo, si firma in mezz’ora.
La base giuridica. Il GDPR chiede che ogni trattamento abbia una ragione legittima: esecuzione di un contratto, obbligo di legge, legittimo interesse, consenso. Inserire i dati di un dipendente o di un cliente dentro uno strumento di AI è un trattamento nuovo, che quasi certamente la tua informativa non copre. Va aggiornata l’informativa e vanno mappati i trattamenti nel registro.
La valutazione d’impatto, la DPIA. Non serve sempre. Serve quando il trattamento è probabile che presenti un rischio elevato per i diritti delle persone — per esempio se usi l’AI per valutare candidati, per profilare clienti, o se ci passi dati di categorie particolari (salute, opinioni, appartenenza sindacale). Se l’AI legge i CV o le comunicazioni interne dei dipendenti, la DPIA la vuoi fare, e ci aggiungerei un giro con le rappresentanze sindacali, perché il monitoraggio dei lavoratori in Italia ha regole sue che non nascono dal GDPR.
C’è poi una scadenza che si avvicina e che riguarda tutti: dal 2 agosto 2026 entrano in applicazione gli obblighi di trasparenza dell’AI Act, tra cui quello di far capire alle persone quando stanno interagendo con una macchina (quali altri obblighi scattano, e quali sono stati rinviati). Se il tuo assistente automatico risponde ai clienti senza dirglielo, quel giorno hai un problema in più — e non è un problema tecnico, è una riga di testo che nessuno ha scritto.
Un esempio ipotetico che vale per metà delle PMI italiane
Uno studio di consulenza del lavoro con quindici dipendenti. Ognuno usa ChatGPT con l’account che si è fatto da solo. Ci passano buste paga da controllare, contratti da riassumere, lettere di licenziamento da rivedere. Nessuno ha mai aperto i Controlli dati; nessuno ha firmato un DPA; il titolare pensa che “tanto è solo per fare prima”.
È un esempio costruito, non un caso reale documentato. Ma descrive una configurazione che chiunque lavori con PMI italiane ha visto più di una volta: dati di lavoratori terzi, dentro un account personale, con l’addestramento attivo di default, senza contratto e senza informativa aggiornata. Non è una zona grigia. È fuori. E dove il segreto è un obbligo penalmente rilevante — negli studi legali, per esempio — la stessa configurazione non è solo fuori dal GDPR: è indifendibile davanti a un consiglio dell’ordine.
L’opinione netta: l’account personale sul PC aziendale è un problema, non una scorciatoia
Qui non ho sfumature da offrire, ed è una posizione mia, non un dato di fatto: usare un account AI personale per lavorare su dati aziendali è la falla di sicurezza più grande e più sottovalutata delle aziende italiane oggi, ed è più grave delle password deboli, perché nessun antivirus la vede e nessun log la registra.
Il ragionamento di chi lo fa è quasi sempre lo stesso: l’azienda non mi ha dato lo strumento, io devo consegnare, e quindi mi arrangio. È un ragionamento comprensibile, e la colpa non è del dipendente. La colpa è di chi non ha comprato le licenze aziendali e ha creduto che vietare a voce fosse una policy.
La regola giusta è brutale nella sua semplicità: se l’azienda non fornisce uno strumento AI, i dipendenti ne useranno uno comunque, e sarà il peggiore possibile dal punto di vista della conformità. Vietare non funzio
